Innerhalb kürzester Zeit ist das Homeoffice für viele Beschäftigte Realität
geworden. Meist von null auf hundert – ohne Vorbereitungszeit und ohne im
Vorfeld verlässliche Prozesse festlegen zu können.
Innerhalb
kürzester Zeit ist das Homeoffice für viele Beschäftigte Realität geworden.
Meist von null auf hundert – ohne Vorbereitungszeit und ohne im Vorfeld
verlässliche Prozesse festlegen zu können. Wichtige Besprechungen laufen jetzt
per Telefonkonferenz, oftmals mehrere am Tag.
Damit
dies möglichst problemlos abläuft, bietet die Kampagne "kommmitmensch"
der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen die
wichtigsten Tipps für eine entspannte Telefonkonferenz.
Die
"Telko", ob online oder per Telefon, ist momentan für viele ein
beliebtes Mittel, um sich mit Externen oder im Team zu besprechen – so kann man
Büroarbeit von zu Hause verrichten und bleibt trotzdem im Austausch. Damit das
für alle gleichermaßen entspannt abläuft, gilt es, einige Regeln zu beachten.
Gute
Vorbereitung, keine Tippgeräusche und direkte Ansprache
Grundsätzlich
sollten Zeit, Agenda und Einwahldaten allen Teilnehmenden rechtzeitig via
E-Mail oder Kalendereintrag mitgeteilt werden. Teilnehmende der
Telefonkonferenz sind pünktlich und wählen sich zwei bis drei Minuten vor dem
vereinbarten Termin ein. Notizen sind eine wichtige Gedankenstütze – doch
Tippgeräusche können stören. Das kann vermieden werden, indem das Mikrofon
stumm geschaltet wird. Auch sollten alle beachten: In einer Telefonkonferenz
ist kein Blickkontakt möglich. Personen, die direkt angesprochen werden, müssen
also beim Namen genannt werden.
Keine
Störgeräusche zur guten Verständigung
Ein
ruhiges Umfeld macht die notwendige Konzentration deutlich leichter und andere
Teilnehmende werden durch Hintergrundgeräusche nicht abgelenkt. Es ist also
wichtig, sich in einen ruhigen Raum mit Schreibtisch zurückzuziehen – nach
Möglichkeit auch ohne Haustiere im Raum – und bei Störgeräuschen das Mikrofon
stumm zu schalten.
Die
Herausforderung: Eine Telefonkonferenz mit Kindern im Haus
Eine
besondere Herausforderung ist das Homeoffice für alle, die nun mit ihren
Kindern zu Hause sind. Vor allem gilt es hier, nicht ungeduldig zu werden:
Gerade für Kinder ist dies eine ganz neue Situation und für sie ist es noch
schwieriger, sich darauf einzustellen, als für Erwachsene. Was Kinder ab einem
bestimmten Alter aber durchaus verstehen: Trotz Anwesenheit ist keine
dauerhafte Verfügbarkeit gegeben und für die Arbeit wird Ruhe benötigt. Dabei
hilft, Zeiten zu vereinbaren, an denen Eltern für ihre Kinder
"ansprechbar" sind.
Moderation
– das Augenpaar der Konferenz
In
einem Präsenzmeeting können alle Teilnehmenden sehen, wer anwesend ist und wer
gerade spricht. In der Telefonkonferenz sind die Moderatorin oder der Moderator
das "Augenpaar" für alle Teilnehmenden. Aufgabe ist es, die fehlenden
visuellen Informationen für die Runde hörbar zu machen.
Zum
Umgang mit der Technik
Keine
falsche Scheu: Teilnehmende können andere darauf hinweisen, wenn sie schlecht
zu verstehen sind. Sind einzelne besonders laut und stechen hervor, benutzen
sie womöglich ein Headset. Abhilfe schafft eine größere Entfernung des
Mikrofons zum Mund. Bei kurzer Abwesenheit empfiehlt es sich, nicht auf
"on Hold” schalten – dadurch kann die ganze Telefonkonferenz durch
Warteschleifenmusik oder eine nervige Ansage gestört werden.
Wenn
das Konferenzsystem die Möglichkeit bietet, parallel einen schriftlichen Nachrichtenaustausch
oder Chat durchzuführen, können Wortmeldungen auch auf diesem Wege erfolgen.
Unterbrechungen werden so minimiert.
Mehr
Tipps für eine entspannte Telefonkonferenz finden Interessierte unter
www.kommmitmensch.de.
Text:
DGUV - Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung