01. März 2018
Am 12. März 2018 führt das Jobcenter die elektronische Akte (eAkte) ein. Ab diesem Datum wird die Eingangspost gescannt und im Nachgang elektronisch bearbeitet. Vorhandene Akten und Dokumente werden nicht digitalisiert. „Das Jobcenter wird hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister. Kunden können weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren. Der Nutzen für Kunden: weniger Wartezeiten und schnellere Auskünfte“, fasst Christian Schmidt (Foto), Pressesprecher im Jobcenter die Neuerung zusammen.
Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der eAkte zugeordnet. „Die Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Beschäftigten, die diesen auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen“, erklärt Schmidt.
Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist. Weniger Lauf-, Such- und Transportwege führen zu schnellerer Bearbeitung. Die eAkte ist zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft.
Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Es sei denn, Kunden teilen dem Jobcenter mit, dass sie ihre Unterlagen zurückbekommen möchten. Am besten also nur dann Originale ans Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden.
Bundesweit lagern zurzeit fast 5 Milliarden Blatt Papier (Stand August 2016) in Jobcentern und täglich würden ohne die Einführung der eAkte rund 1,8 Millionen Blatt hinzukommen. Die eAkte hilft dabei, diese Flut einzudämmen.
Die eAkte wird von der Bundesagentur für Arbeit (BA) schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen eingesetzt. Bis Jahresende 2015 wurde dieses Verfahren im Hinblick auf seine Praxistauglichkeit für den Bereich der Grundsicherung (SGB II / „Hartz IV“) erfolgreich erprobt. Die eAkte wird bis Mitte 2018 nach und nach in allen 303 Jobcentern eingeführt, die von der BA gemeinsam mit den Kommunen betrieben werden.
